Una de las grandes novedades de Excel 2010 es la inclusión de los minigráficos como herramienta extra de análisis de datos. Los minigráficos son ni más ni menos que gráficos muy básicos que caben en una celda, y así nos permiten agregar a nuestras planillas y tablas elementos que no sólo las hacen más vistosas, sino que además las hacen más rápidamente comprensibles.
Crear un minigráfico es muy simple. Alcanza con seleccionar las celdas con los orígenes de datos y hacer clic en [Insertar/ Minigráficos] para que veamos un cuadro con el origen de datos ya seleccionado donde deberemos definir la ubicación final del minigráfico. Esto lo podemos hacer cliqueando en la celda destino y presionando o, directamente, escribiendo el número o nombre de la celda en la línea Ubicación.
Una vez creado un minigráfico en cuestión, dispondremos de una nueva cinta de opciones llamada [Herramientas para minigráficos], que nos ofrecerá una buena cantidad de modificaciones para nuestras creaciones. El botón [Editar gráficos] nos permitirá definir la ubicación y los datos que compongan el minigráfico una vez que lo hayamos creado a nuestro gusto.
Más tarde, podremos también podremos cambiar el tipo de gráfico –son pocas las opciones, en tanto deben poder caber en una única celda– en la sección [Tipo] de la cinta de opciones. En tanto los colores del minigráfico y sus marcadores los definiremos en la sección [Estilo].
Una vez que empecemos a usar minigráficos, ya que desearemos volver atrás.

Truco publicado en Users 228.

PowerPivot es la nueva herramienta de análisis de datos disponible para Excel 2010. Es un agregado y se descarga desde su sitio principal, www.powerpivot.com. En su página oficial encontraremos también muchísimos recursos, tutoriales y videos con explicaciones paso a paso. Con PowerPivot podemos generar tablas que puedan acceder a datos de cualquier tipo que estén disponibles en virtualmente cualquier origen: un blog, un sitio web público, un servidor, una base de datos, otro libro de Excel… lo que sea que pueda establecer una conexión remota. PowerPivot es una herramienta de análisis de datos sumamente potente que puede trabajar con grandes cantidades de datos y está diseñada para aprovechar al máximo las capacidades multi core de los nuevos equipos y toda la memoria RAM instalada en el sistema, sobre todo cuando contamos con equipos que corren versiones de 64 bits del sistema operativo Windows.
Los usuarios básicos de Excel probablemente no estén en condiciones de usar PowerPivot, pero si lo que necesitamos es armar tablas que obtengan datos de blogs o sitios web y no queremos montar un servidor dedicado, PowerPivot puede ser nuestra solución.

Truco publicado en Users 228.

Las posibilidades de análisis del nuevo Excel 2010 son muchísimas. Las mejoras en las tablas dinámicas, los minigráficos y las nuevas herramientas de programación llevan sus capacidades a límites antes imposibles de imaginar.
Sin embargo, si de veras necesitamos poder a la hora de generar tablas dinámicas, llamadas en inglés pivottables, no podemos dejar de instalar el complemento PowerPivot para Excel 2010. Lo descargaremos desde www.powerpivot.com, y aunque el producto está en inglés nos enamoraremos rápidamente de él… lo que romperá las barreras idiomáticas. Realmente es fácil de usar, aun cuando no hablemos inglés, y es lo suficientemente poderoso como para que no sea una buena idea esperar a que se lance la versión en castellano. Además, el sitio de PowerPivot es genial, y nos acercará una buena cantidad de recursos y tutoriales para empezar a usar el producto. No esperemos más: manos a la obra.

Truco publicado en Users 226.

Este problema se resuelve con una fórmula condicional compuesta. Hay que indicar dos condiciones: fecha de vencimiento menor a la actual y celda vacía (sin la palabra Pagó). Supongamos la planilla organizada de la siguiente manera:
– En [B1], la fecha actual.
– En [B2], el valor de la cuota.
– En [B4:F4], las fechas de vencimiento (el día cinco de cada mes)
– En la columna [A], a partir de [A5], los nombres de los alumnos.
– En las columnas [B] a [F], a partir de la fila [5], la palabra Pagó, en las columnas correspondientes a cada mes.
En la celda [G5] vamos a escribir una fórmula que cuente cuántas celdas vacías hay en el rango [B5:F5], siempre que las respectivas fechas de [B4:F4] sean menores a la actual, escrita en [B1]. La fórmula es así:

=CONTAR(SI(B$4:F$4

Esta fórmula usa la función CONTAR. Su argumento son dos condicionales anidadas: B4:F4.

Si queremos, en la fórmula anterior podemos multiplicar por [B2] para obtener la deuda: cantidad de cuotas impagas, vencidas, multiplicado por el valor de la cuota. También podemos aplicar un formato condicional para señalar las cuotas impagas. Eso lo dejamos para otro día.

Truco publicado en Users 220.

Como sucede en muchas ocasiones, hay varias formas de resolver el problema.
Supongamos que tenemos la lista de preguntas en el rango [D1:D20]. En [A1] escribimos la fórmula =D1 que reproduce la primera pregunta de la lista. Si extendemos esta fórmula hasta la fila 5 obtendríamos un primer examen de cinco preguntas.
Ahora necesitamos “barajar” la lista de preguntas para obtener un nuevo conjunto de cinco. Para eso escribimos la función =ALEATORIO() en [C1] (a la izquierda de la primera pregunta de la lista) y extendemos la fórmula hasta la fila 20. Esta función devuelve un número al azar que cambia cada vez que se re-calcula la planilla (porque cambiamos algún dato o porque oprimimos la tecla [F9]). Para barajar la lista:
1. Ponemos el cursor en [C1], sobre el primer número aleatorio.
2. Hacemos un clic en el botón [Orden ascendente].
Este procedimiento ordena la lista de preguntas según el contenido de la columna de números aleatorios. El resultado es, en realidad, desordenarla. Cada vez que lo hacemos, se genera en [A1:A5] un nuevo conjunto de cinco preguntas. Se puede automatizar el proceso con la siguiente macro:

Sub Examenes()
ActiveSheet.PageSetup.PrintArea = “A1:A5”
For i = 1 To 10
Range(“C1”).Sort ([C1])
ActiveSheet.PrintOut
Next
End Sub

En esta macro, cada “vuelta” del ciclo For… Next genera e imprime diez exámenes distintos. Hay otras soluciones pero esta es razonablemente efectiva.

Truco publicado en Users 220.

Hay, por lo menos, dos razones por las que un número es considerado como texto por Excel: cuando está precedido por un apóstrofo o cuando la celda que lo contiene tiene aplicado el formato [Texto]. En cualquier caso, se le puede devolver el carácter numérico aplicando la función VALOR.
Por ejemplo, =VALOR(A1). Si queremos sumar todo un rango de valores de este tipo, no necesitamos convertirlos a número uno por uno en un rango auxiliar: podemos hacer la conversión y la suma en la misma fórmula. Si los valores están en el rango [B2:B10], la fórmula es =SUMA(VALOR(B2:B10)). A esta expresión tenemos que darle entrada con la combinación . Es lo que se llama una fórmula matricial.

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La función condicional SI permite asignar uno de dos valores posibles, según una condición. Por ejemplo: un club cobra diez pesos la cuota a los mayores de 12 años y cinco a los menores. Tenemos una lista de sus socios, con sus respectivas edades y queremos calcular la cuota que les corresponde. Este es el tipo de problemas que se resuelve con la función condicional. Tenemos dos valores posibles para la fórmula (la cuota de cinco o la de diez) y una condición que decide cuál es el valor que efectivamente se toma (ser o no mayor que doce años). Estos tres elementos (los dos valores y la condición) aparecerán dentro de la función. Si la edad está en la celda [B2] la función es =SI(B2>12;10;5). O sea “si la edad es mayor que doce; la cuota vale diez; si no, vale cinco”. La función se llama condicional porque el valor que se obtiene depende de una condición.
Ahora supongamos que este club tiene tres valores de cuota:
- Los niños de hasta 12 años no pagan.
- De 13 a 18 años pagan 5$
- Más de 18 años pagan 10$.
La función condicional permite resolver problemas en los que hay que elegir entre dos valores posibles. En este caso los valores posibles son tres. Puede resolverse combinando dos funciones condicionales. Podemos pensarlo así: En principio hay dos casos: niños de hasta 12 que no pagan y mayores de 12 que sí pagan. Pero, para los mayores de 10 hay, a su vez, otros dos casos posibles: que tengan hasta 18 años (pagan 5$) o más (pagan 10$). Así como conceptualmente podemos “abrir” la elección en dos casos de dos valores cada uno, también podemos resolver el problema con dos funciones: uno para cada elección. De nuevo, si suponemos la edad en [B2] nos queda =SI(B2< =12;0;SI(B2<=18;5;10)). El segundo valor para la primera condicional es otra condicional.
El último valor se asigna por descarte, cuando no se cumple ninguna de las condiciones. Nótense los dos paréntesis que se cierran al final: uno para cada función. Si hubiera más de tres casos posibles, podríamos combinar más funciones. Por ejemplo, supongamos que tenemos una lista de alumnos con las notas obtenidas en un examen. Queremos obtener una calificación en palabras según la siguiente tabla: 3 o menos, aplazado; 4, 5 o 6, aprobado; 7, 8 y 9, bueno; 10, sobresaliente.
Como hay cuatro casos posibles, lo resolvemos combinando tres funciones. Si suponemos que la nota está en [B2] la función es =SI(B2<4;“Aplazado”;SI(B2<7;“Aprobado”; SI(B2<10;“Bueno”;“Sobresaliente”)))
Si leemos esta fórmula desde la mitad, parecería que dijera “menos de siete es aprobado”. Pero la condición “nota menor a 7” solamente se evalúa si no se cumplió la anterior “nota menor a 4”. Por lo tanto, el aprobado se lo llevan los que sacaron menos de 7, pero más de 3. Como debe ser.

Truco publicado en Users 219.

Esta cuestión tiene dos interpretaciones posibles:
si lo que quiere es darle un nombre al rango [A1:C10] de cada una de las hojas (veinte rangos, uno por hoja), entonces hay que usar la opción [Insertar/Nombre/Definir] veinte veces, una vez por cada rango.
En este caso hay que usar un nombre distinto en cada rango porque para Excel, cada nombre debe ser único en todo el archivo, no puede haber dos rangos con el mismo nombre, uno en cada hoja.
Si lo que quiere es darle un nombre al rango 3D formado por las sesenta celdas (tres columnas, diez filas y veinte hojas) también usamos el comando anterior:
1. Tomamos las opciones [Insertar/Nombre/ Definir].
2. Donde dice [Nombres en el libro:] escribimos el nombre elegido para el rango.
3. Donde dice [Se refiere a:] escribimos =Hoja1: Hoja20!$A$1:$C$10. Esta última es la forma de referirnos al rango de tres dimensiones.
4. Hacemos un clic en [Aceptar]. En esta asignación es importante el uso de los signos $ para indicar correctamente las coordenadas del rango.
Después, para comprobar que el nombre fue correctamente asignado, podemos escribir la función =SUMA(nombre) y comprobar que suma correctamente los valores de las sesenta celdas del rango.
Sin dudas, este es un conocimiento que vale la pena practicar y tener a mano porque puede llegar a sernos de utilidad en numerosas ocasiones de nuestro trabajo con libros en Microsoft Excel.

Truco publicado en Users 219.

Si el gráfico muestra correctamente los valores correspondientes al “cero” pero le pone un 1, es porque numera los datos correlativamente y no está tomando la primera columna para poner los rótulos del eje X. Entonces se lo tenemos que pedir:
1. Seleccionamos el gráfico.
2. Tomamos las opciones [Gráfico/Datos de origen].
3. Seleccionamos la ficha [Serie].
4. Hacemos un clic dentro de [Rótulos del eje de categorías].
5. Seleccionamos el rango de los rótulos (donde está la serie numérica que comienza con cero).
6. Hacemos un clic en [Aceptar].
Ahora el gráfico mostrará los valores del rango seleccionado como rótulos del eje X.

Truco publicado en Users 219.

La macro para tener la primera celda libre de nuestra planilla es la siguiente:

Sub Auto_Open()
pf = Range(“A1”).End(xlDown).Row + 1
Cells(pf, “A”).Select
End Sub

Por tener el nombre especial Auto_Open, esta macro se ejecuta automáticamente al abrir el archivo. La instrucción que localiza la primera celda vacía de la columna [A] equivale a oprimir la combinación , desde la celda [A1]. Esto selecciona la última celda ocupada de la columna. De esta posición, toma el número de fila con la propiedad Row.
Luego suma una unidad para bajar una celda más, que es la primera vacía. Dicho valor lo guarda en la variable pf (por primera fila). Para identificar la celda correspondiente a esta posición, se usa la instrucción Cells cuyos argumentos son la fila y la columna buscadas. La columna puede identificarse por su número de orden o por su letra, en este caso entre comillas. Es decir que Cells(pf, “A”) es lo mismo que Cells(pf, 1).
En realidad, la macro puede fallar en un caso: si la columna [A] está vacía, o si [A1] es la única celda ocupada, la combinación bajaría hasta la última celda de la hoja y la instrucción Range(“A1”).End(xlDown).Row + 1 daría un valor mayor a la última fila. Una forma de resolver esta situación es esta otra macro:

Sub Auto_Open()
pf = Range(“A10000”).End(xlUp).Row + 1
Cells(pf, “A”).Select
End Sub

La fórmula, en vez de bajar desde [A1] hasta la última celda ocupada, sube desde [A1000].

Truco publicado en Users 219.