Cómo generar documentos 100 % presentables en Office 

En la actualidad, muchos de los documentos que se distribuyen son revisados y comentados por varios usuarios. Muchas veces, al momento de hacer una presentación formal es necesario estar absolutamente seguros de que no quedó ninguna marca de revisión activada y de que no hay siquiera un dato personal olvidado en el archivo. Ciertos usuarios no ponen atención en escribir correctamente su nombre al registrar su producto, por ejemplo, y probablemente no nos interese que quien reciba el documento vea esa desprolijidad. Entregar un documento que no cumpla con los estándares de seriedad requeridos puede derivar hoy en un bochorno imperdonable; e incluso puede hacernos perder el trabajo que, pensábamos, pagaría nuestras próximas vacaciones.

Para evitar este tipo de problemas existe en Office System 2007 una herramienta llamada Inspector de documento. Esta herramienta busca marcas de revisión, datos personales, versiones borrador y otros aspectos del documento que pudieran hacerlo impresentable. Veamos cómo funciona.

En cualquier producto de Office, al momento de guardar el documento hacemos clic en el botón de [Office] y luego en [Preparar/Inspeccionar documento]. El Inspector de documento se abrirá y sugerirá qué buscar en el archivo. Iniciaremos la búsqueda haciendo clic en [Inspeccionar]. Una vez analizado el documento, recibiremos un informe con los posibles problemas. Como podemos ver en la imagen, el documento analizado contenía datos personales del autor. Borramos los datos indeseados haciendo clic en  [Quitar todo] y luego presionamos [Cerrar]. Si tenemos alguna duda sobre la eficacia de la inspección, podemos hacer clic en [Volver a inspeccionar].

Truco publicado en Users 208.