Excel: Una función para subtotales mensuales

La función SUMAR.SI permite hacer una “suma condicional”. Es decir, sumar valores sujetos a una determinada condición.
LUN, 10 / OCT / 2016

Por ejemplo, supongamos una tabla de dos columnas:

* En [A2:A10], nombres.

* En [B2:B10], cantidades.

La fórmula de la celda [D2] pretende sumar las cantidades correspondientes al mes de junio. La función no encuentra ninguna relación entre las fechas y la palabra “Junio”.

La función =SUMAR.SI(A2:A10;“Juan”;B2:B10) suma las cantidades correspondientes a Juan. Hay tres argumentos entre los paréntesis:

* El primero es el rango donde se aplicará la condición. En este caso, la lista de nombres.

* El segundo es la condición que deben cumplir los datos anteriores para ser tenidos en cuenta en la suma. En este caso, el nombre buscado.

* El tercero es el rango que contiene los datos por sumar. En este caso, las cantidades.

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La fórmula de la celda [E2] suma las cantidades correspondientes al mes de junio. La función compara el nombre del mes con los datos extraídos en el rango [C2:C10].

La función suma los valores del segundo rango para las filas que cumplen la condición en el primer rango.

Si en la primera columna tuviéramos fechas, parecería ser más o menos la misma situación. La función =SUMAR.SI(A2:A10;“Junio”;B2:B10) sumaría las cantidades correspondientes al mes de junio.

El problema es que no podemos comparar fechas, que son datos numéricos, con la palabra “Junio”, que es un texto sin ningún significado especial para la función. Ninguna fecha de la primera columna cumpliría la condición de ser “igual a junio”.

Hay, por lo menos, dos soluciones. La primera consiste en crear una columna auxiliar donde extraemos el mes de cada fecha. Luego aplicamos la condición sobre esta columna.

La manera más simple de extraer el nombre del mes es con la función TEXTO. Si tenemos una fecha en [A2], el mes lo obtenemos con =TEXTO(A2;“mmmm”). Esta función convierte un dato numérico en un texto, aplicando cierto formato. Hay dos argumentos entre los paréntesis:

* El primero es el dato que se convertirá en texto. En este caso, la fecha.

* El segundo es el código del formato por aplicar. En este caso, cuatro letras “m” nos dan el nombre del mes.

Si la transformación anterior la hacemos en la columna [C], sumamos los valores de junio con la función =SUMAR.SI(C2:C10;“Junio”;B2:B10). Es la misma fórmula que en el primer ejemplo, pero la condición no se aplica sobre las fechas, sino sobre la columna auxiliar.

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La fórmula de la celda [D2] suma las cantidades correspondientes al mes de junio. La fórmula extrae el nombre del mes con la función TEXTO. Nótense las llaves que revelan que la fórmula fue ingresada con la combinación <Control+Shift+Enter>.

La otra solución consiste en emplear una combinación de SUMA y SI: =SUMA(SI(TEXTO(A2:A10;”mmmm”)= “Junio”;B2:B10)). A esta fórmula hay que darle entrada con la combinación <Control+Shift+Enter>.

Esta fórmula trabaja igual que la anterior, pero extrayendo el mes dentro de sí misma, sin usar una columna auxiliar. El resultado es el mismo.

En cualquiera de los casos, la referencia al mes puede ser el nombre del mes propiamente dicho o una celda que contenga ese nombre.

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