Google Calendar: Organiza reuniones de manera práctica

La cuestión cen­tral no son las limitaciones de Google Apps, sino el hecho de que las personas tengan vidas por fuera del universo 2.0. Algo tre­mendo que aqueja fuertemente a las nuevas tecnologías.
LUN, 12 / SEP / 2016

Existe una solución, sí, pero se aplica cuando a) la cantidad de personas con las que debemos reu­nirnos es igual o menor a 20 sin contarnos a nosotros mismos; b) todos los invitados trabajan en la misma institución, utilizan Google Calendar con precisión y c) com­parten al menos con nosotros sus calendarios principales o aquellos determinantes para la posibilidad de armar una reunión.

En esos casos, podemos aprove­char la opción [Encontrar un hue­co] en conjunto con la herramienta [Ver disponibilidad]. Veamos.

Para crear una reunión que venga bien a todos los miembros de un equipo en el que se den las con­diciones que citamos en el primer párrafo, iniciaremos sesión en

Google Calendar (http://calendar. google.com) y presionaremos el botón [Crear].

Allí, luego de definir las condicio­nes básicas de la cita (nombre, lugar, fecha tentativa, color, calen­dario, invitados) y de añadir de ser necesario los adjuntos del caso, deberemos acceder a la pestaña [Encontrar un hueco].

Si los invitados son pocos, vere­mos preseleccionada allí una franja horaria que sea viable para todos en el calendario compartido. En el caso de que los invitados sean mu­chos o no haya un espacio común disponible, en el panel de navega­ción de la derecha veremos el ca­lendario del invitado seleccionado para evaluar llegado el caso qué otra actividad podemos pedirle que aplace, o hasta qué punto podemos contar con él en determinado con­texto. Sin dudas, esta es una gran herramienta para los coordinado­res de equipos de trabajo/estudio.

Otra opción para casos menos conflictivos es presionar, luego de añadir todos los invitados, el vínculo [Sugerencias de horas] del panel de navegación de la de­recha. Con él conseguiremos una lista de horarios en los que to­dos o la mayoría de los invitados pueden asistir, así como también información acerca de quién tiene problemas en cada caso.

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