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SAT Web

Probamos un servicio online para administrar el servicio técnico o un taller de reparación de equipos informáticos, aparatos electrónicos o electrodomésticos.

LUN, 26 / ENE / 2015

Sat Web ofrece las ventajas de los servicios basados en la web: funciona en cualquier plataforma de hardware (Mac o PC) y de software (Windows, GNU/Linux, Mac OS X y cualquier sistema operativo moderno), no hay que preocuparse por el respaldo de la información ya que la base de datos está en la nube, si nuestro equipo de recepción queda fuera de servicio temporalmente bastará con remplazar el equipo y usar SAT Web desde algún navegador web (sin necesidad de instalar ningún software que corra el programa en sí). Una ventaja adicional es que el sistema puede ser consultado desde cualquier lugar, no sólo desde la oficina, sino también desde casa, desde otras sucursales, e incluso, estando de vacaciones en otro país.

Como puntapié inicial debemos completar los datos de nuestro usuario principal, con el cual nos registramos.

Las distintas partes de SAT Web están bien organizadas y la interfaz de usuario es amigable e intuitiva; permite ingresar, administrar y consultar clientes, proveedores, stock de repuestos, reparaciones, órdenes de servicio y sucursales, entre otros. También ofrece la posibilidad de imprimir y/o exportar listados a Excel de varios de sus apartados: clientes, proveedores, reparaciones, servicios, usuarios propios del sistema.

Este entorno permite autenticarse con diferentes niveles de acceso a la información de la base, por ejemplo: recepcionistas, técnicos, supervisores, gerentes, administradores, etcétera.

Otras interesantes funciones con las que cuenta SAT Web son: la administración de alquiler de equipos (en caso de prestar ese servicio), compras de mercadería y de impuestos que se asignan a los servicios prestados.

A medida que vayamos recibiendo equipos para reparar, iremos cargando clientes en la base. Siempre se puede consultar la lista completa de clientes desde el menú superior.

Primeros pasos

Al loguearse por primera vez en el sistema, éste se encuentra totalmente vacío a excepción de un único usuario, el principal, con el cual nos registramos al solicitar el servicio y luego nos identificamos para ingresar al mismo. En esta instancia inicial es necesario ir sumando manualmente a cada uno de los usuarios que usarán el entorno, desde los que recepcionarán equipos a reparar, hasta los supervisores, pasando por los técnicos. Como se mencionó anteriormente, cada uno con su determinado nivel de acceso a la información. Para facilitar esto, SAT Web ofrece la creación de grupos de usuarios. En todo momento se pueden eliminar, editar y crear nuevos usuarios o grupos.

Una vez creados los usuarios y, eventualmente, los grupos de usuarios podemos subir un logotipo de nuestra empresa para que se imprima en el encabezado de las órdenes de reparación (en ambas copias: la que se le entrega al cliente y la que queda en el taller), además de un texto -que también se imprime en las órdenes- aclarando condiciones de garantía, plazos para retirar el equipo una vez reparado, etcétera.

Los clientes conocidos, repuestos en stock y los proveedores se pueden ir cargando a medida que se interactúa con ellos, pero para ganar tiempo también se los puede cargar en el sistema de antemano.

Los trabajos en curso pueden visualizarse desde el panel [Reparaciones].

¡Manos a la obra!

Al ingresar un equipo al taller, en SAT Web se especifica un número de orden, el nombre del cliente, su número de teléfono, descripción del equipo, su número de serie, descripción del problema, accesorios con los que se lo recibe, fecha de ingreso, fecha estimada de salida y a qué técnico se le asignará esa reparación. Cuando el técnico en cuestión llegue a su puesto de trabajo y se loguee con su cuenta de usuario en el sistema, verá que tiene una nueva tarea asignada. Una función que me pareció muy interesante con respecto a esto es que, opcionalmente, ni bien se ingresa el equipo, esté presente el técnico en la empresa o no, un mail se enviará automáticamente a la dirección de correo electrónico del técnico asignado, avisando que una nueva orden de reparación acaba de asignársele, junto con algunos datos básicos (cliente y descripción del equipo).

Una funcionalidad que es de suma comodidad para acelerar el proceso de entrada de un equipo a reparar (ideal para no hacer esperar demasiado al cliente) es que el formulario sugiere clientes previamente cargados que coincidan con las primeras letras que ingresamos (si tipeamos “Max” en el campo Nombre del Cliente, el sistema mostrará, por ejemplo, a todos los “Maximiliano” registrados, pudiendo elegir el adecuado con el teclado o el mouse).

Cada orden de trabajo, en el panel web, puede ser reasignada a otro técnico y además, incluye una función que me resultó de lo más práctica, un campo llamado “Informe técnico” en el que se pueden hacer anotaciones internas, y otro campo llamado “Informe final” donde se especifica qué tareas se realizaron y en qué estado quedó el equipo reparado.

Previsualización que se muestra antes de la impresión de una orden de trabajo.

Conclusiones

Estuve usando SAT Web para mis labores habituales de soporte técnico y realmente me sirvió como organizador de todas las tareas pendientes, las ya finalizadas y las entregadas al cliente, además de todo lo relacionado a contactarse con cada cliente ya que almacena todos sus datos en un mismo lugar. A pesar de ser una base de datos remota, la velocidad de respuesta me pareció realmente rápida. De hecho, noté una velocidad de respuesta mayor que en Facebook y que en Gmail.

Un único punto flojo le encontré a SAT Web fue la interfaz gráfica, esta tiene ciertos aspectos que se pueden pulir, nada grave ni molesto, pero le daría una mayor robustez visual cuidar estos detalles, como botones que noté mal centrados, así como –en determinados menúes- muchos botones demasiado juntos en un mismo sector. Para ponerme aún más pesado con el aspecto visual de la interfaz, no vendría nada mal contar con diferentes skins o combinaciones de color para satisfacer los gustos de cada usuario (los típicos esquemas de color pre-establecidos “Blue”, “Dark”, “Silver”, etcétera). Sin embargo, reconozco un punto a favor sobre los idiomas disponibles: podemos elegir que la interfaz completa sea mostrada en español, en inglés o en portugués.

Otro detalle a mejorar está en las impresiones. Hay líneas de separación muy prácticas en las hojas impresas para delimitar –por ejemplo- el encabezado del cuerpo de las órdenes de servicio, pero generalmente estas líneas se enciman por sobre el texto.

SAT Web es un servicio pago, se ofrecen varios planes, desde lo más básico hasta lo más completo, pensados para cubrir las necesidades de un micro-emprendimiento hasta las de una gran empresa. El servicio se puede contratar por un mes, seis meses, un año, y se puede renovar cuando lo deseemos, incluyendo la opción de cambiarnos de plan.

Desde el panel [Logo e Impresiones] del menú [Configuración] se puede subir un logotipo y un texto legal que se imprimirá junto con cada remito.

SAT Web es la versión en la nube de SatManager, una aplicación para Windows. El servicio online se puede probar gratis ingresando en el siguiente enlace: www.satmanager.com

Pros

+ Plataforma Web

+ Intefase intuitiva

+ Rápido

Contras

+ Detalles de diseño a pulir

Puntaje

9

Javier Richarte

RedUSERS Labs

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