Polycom: videoconferencias móviles

Una encuesta realizada por Polycom y Wainhouse Research (WR) a usuarios finales que usan la colaboración de video a nivel empresarial, permitió definir cuáles son los 4 beneficios principales que reciben las organizaciones gracias a la implementación y utilización de la misma. A continuación, los resultados del informe, que hablan a las claras sobre las ventajas de las videoconferencias, especialmente aquellas basadas en dispositivos móviles.

Mayor eficiencia y productividad
La mayoría de los encuestados coincidió en que el principal beneficio es la eficiencia y mejora en la productividad que implican este tipo de reuniones, optimizando la colaboración en equipo y cerrando la brecha física y cultural. Además, se acelera la toma de decisiones y se reducen los gastos de viaje que implican las reuniones personales. Por último, conecta a los trabajadores durante los viajes de negocios acortando las distancias y facilitando la comunicación y continuidad del trabajo.
El 64% de los encuestados utiliza la videoconferencia de forma diaria o semanal, ya que les permite trabajar a distancia sin sentirse desconectados. Conjuntamente, gracias a la variedad de usos que se le puede dar: toma de decisiones, capacitaciones, evaluación de resultados, compartir documentos; las empresas elijen cada vez más este tipo de encuentros.

Desde cualquier dispositivo
La videoconferencia puede llevarse a cabo desde cualquier locación y dispositivo. En la actualidad las compañías y los empleados ya no están restringidos por la oficina o la ubicación del país.  Los números demuestran que tanto dentro como fuera de la oficina, los empleados hacen mejor su trabajo cuando tienen los recursos para reunirse. Sin embargo ya no están obligados a ir a la sala de conferencias. De hecho, cada vez son más usuarios los que realizan llamadas de video usando PCs, portátiles o tablets en lugar de las salas de reuniones.
Igualmente, se considera que resta más del 80% de potencial por desarrollar. La mitad de las organizaciones encuestadas cuentan con 20% o menos de sus salas de reuniones habilitadas con sistemas de video. Los usuarios finales deben encontrar la solución o soluciones que mejor respondan a sus necesidades mientras que las organizaciones deberían ampliar la implementación del video en toda la empresa teniendo en cuenta la cantidad de beneficios que aporta. Al diseñar una oficina con tecnologías de colaboración remotas, como es el caso de las videoconferencias, y ofrecer acceso constante a estas herramientas, el lugar de trabajo se vuelve más conectado, más colaborativo y más eficiente en costos.

Consejos para videoconferencias
Para ser eficaces, los participantes de la videoconferencia deben entender las reglas de etiqueta empresariales y las normas que rigen para lograr reuniones exitosas.
Existen 3  puntos básicos que se deben respetar para garantizar que la videoconferencia sea eficaz. En primer lugar, es fundamental asegurarse de que los micrófonos estén bien posicionados, ya que la correcta audición es primordial para el éxito de la videoconferencia. Los participantes deben hablar despacio y con claridad para facilitar la comprensión del resto, en especial cuando hay participantes bilingües. Asimismo, es vital establecer un contacto visual mirando a los colegas como si estuvieran en la misma sala y que todos estén visibles en la pantalla. Finalmente, es muy importante que el acceso a la tecnología y su uso sea sencillo a fin de ahorrarles tiempo a los participantes, como así también disponer de una alta conexión y seguridad de grado empresarial.
Por otra parte hay 3 situaciones fundamentales que deben evitarse, entre las que se destaca  la eliminación de todo tipo de música, ruido o decoración que pueda distraer al resto de los asistentes o impedir un correcto desarrollo del encuentro. También es importante que durante la reunión, las personas no deben ser vistas haciendo otra cosa o aburridas, sino por el contrario tomen nota, hagan preguntas y demuestren interés. Por último es imprescindible escoger correctamente el lugar desde donde se va a llevar a cabo la videoconferencia y apagar el celular a fin de evitar interrupciones.

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