Gran parte del trabajo de oficina se circunscribe a una cantidad de tareas repetitivas que pueden ser sumamente tediosas y, por tal razón, llevar a equivocaciones.
Son muy comunes los errores de cálculo en la aplicación de una fórmula, o los errores de formateo de celdas o columnas (muchas veces, estéticos, pero que si son notorios, pueden dar por tierra con un informe o una presentación).
Afortunadamente, desde hace más de una década, existen las macros, que ayudan al usuario en esas tareas. En este Informe USERS verás cómo aprovecharlas en Google Sheets.
Autor: Ricardo Cirelli
¿Qué es una macro?
Si aún no conoces esta herramienta común a muchas hojas de cálculo que se comercializan en la actualidad, te diremos que una macro es una secuencia de comandos o acciones predefinidas que se registran y almacenan para su posterior ejecución.
Las macros se utilizan para automatizar tareas repetitivas: en esencia, una macro captura una serie de acciones y las reproduce como un solo comando o proceso.
Este es el concepto de una macro en general, que puedes aplicar en cualquier hoja de cálculo, procesador de texto o base de datos, pero si hablamos de las macros en Google Sheets, estas solo pueden utilizarse en hojas de cálculo creadas en esta herramienta. Veamos algunas diferencias y similitudes entre ellas.
Diferencias
- Plataforma de aplicación: una macro en general puede utilizarse en una variedad de entornos y aplicaciones que incluyen procesadores de texto, bases de datos, presentaciones, y más. En cambio, una de Google Sheets solo puede usarse en este entorno, es decir que no son intercambiables si quieres trabajar en una hoja de cálculo en Excel y en esta plataforma de colaboración online.
- Acceso y almacenamiento: las macros generales pueden almacenarse de forma local, es decir, en la computadora del usuario, o en un servidor, dependiendo de la aplicación que esté usando. Por su parte, las macros de Google Sheets se almacenan únicamente en la nube y son accesibles desde cualquier dispositivo con Internet.
- Compatibilidad: las macros generales pueden o no ser compatibles, dependiendo de la aplicación o la versión del software. Una macro en Google Sheets es compatible con cualquier versión de navegador que pueda acceder a Google, lo que en la práctica significa “cualquier navegador”.
- Ecosistema y funcionalidades específicas: en general, las macros están diseñadas para funciones particulares y no tienen acceso a otras aplicaciones, salvo que estén programadas para tal fin. Por el contrario, las macros de Google Sheets pueden interactuar con otras aplicaciones, como Gmail o Google Drive, aprovechando el ecosistema de Google.
Similitudes
En general, estas características son las comunes a todas las macros, independientemente de la plataforma en la que se programen. Estas son:
- Automatización: tanto las macros generales como las de Google Sheets están diseñadas para automatizar tareas repetitivas y simplificar flujos de trabajo por medio de la grabación de una serie de acciones que, luego de guardadas, se ejecutan mediante un solo comando o proceso.
- Ahorro de tiempo: al simplificar y automatizar tareas repetitivas, las macros representan un significativo ahorro de tiempo.
- Personalización: tanto las macros generales como las de Google Sheets pueden ser personalizadas, conociendo el código que utilizan, para adaptarlas a distintas necesidades.
- Reproductibilidad: todas las macros garantizan que las mismas acciones que realizan se reproduzcan sin errores cada vez que el usuario las invoque, con lo cual se minimiza el error humano.
- Aumento de la productividad: al acelerar los procesos y reducir la intervención manual, a la par de ahorrar tiempo, las macros incrementan la productividad.
Crea tu cuenta de Google en minutos
Ya nos referimos a las macros, y a sus diferencias y similitudes en Excel y en Google Sheets. Veremos en el siguiente paso a paso, cómo crear una macro con esta herramienta en línea de Google.
Antes de empezar, como esta es una herramienta de colaboración en línea, deberás tener una cuenta de Google e iniciar sesión en ella. Si no la tienes, no te preocupes, porque en este primer Paso a paso te enseñaremos a hacerlo para que puedas disfrutar de las herramientas de trabajo en línea de Google, así como de 15 GB de almacenamiento en Drive.
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